¿Cómo crear una jerarquía de cuentas adecuada?

Wialon es un sistema universal. Utilice varios elementos, herramientas y configuraciones, combínelos y adapte el sistema para cualquier proyecto. Si todo está bien ordenado, el usuario nunca se perderá en múltiples geocercas, tareas, usuarios, unidades y rutas creadas.

La jerarquía de cuentas y la estructura correcta de elementos son la base de este orden. Si desde el principio el fundamento no está puesto correctamente, todo el edificio sufrirá.

Es por eso que la estructura de las cuentas es lo primero en que nos enfocamos cuando capacitamos a los socios de Wialon. En este artículo compartiremos nuestra experiencia sobre cómo poner en orden sus cuentas, independientemente del número de unidades con que trabaja.

Creamos la jerarquía: objetos básicos y normas

Antes de hablar sobre la estructura recomendada, recordemos los objetos esenciales del sistema de seguimiento:

• La unidad es algo que está seguido por medio del sistema y está equipado con un rastreador.
• El usuario es una persona (grupo de personas) que tiene el nombre único (login), la contraseña y el acceso configurable a varios objetos del sistema.  
• El recurso es un contenedor con un conjunto de herramientas. Contiene geocercas, tareas, notificaciones, conductores, remolques, pasajeros, plantillas de informes y pedidos.
• La cuenta es un contenedor más grande que incluye todos los elementos mencionados arriba. Consejo al integrador: un cliente nuevo – una cuenta nueva.

La creación de una cuenta está disponible solo en CMS (sistema de gestión). No encontrará esta funcionalidad en la interfaz de seguimiento. 

Estas son las reglas según las cuales los elementos interactúan entre sí:

• Un objeto subordinado no puede tener más derechos o posibilidades que un objeto principal. Esto se aplica a cuentas, derechos de acceso y otras configuraciones. Por ejemplo, un usuario no puede tener acceso a una unidad si el creador del usuario no lo tiene o una cuenta no puede tener acceso a Google Maps si dicho acceso no está disponible en la cuenta principal.
• Todos los objetos del sistema tienen un creador. Es un usuario del sistema que ha creado este objeto y a cuya cuenta está adjunto. No se puede privar al creador de objeto de todos los derechos de acceso a este objeto (al menos tendrá el derecho Ver detalle de propiedades del objeto).
• Inicialmente, cada cuenta siempre tiene un usuario que es su creador y un recurso. Posteriormente, se puede agregar unidades a la cuenta, así como otros usuarios y recursos.
• Cualquier acción en el sistema ocurre en nombre del usuario. Sus posibilidades se determinan no solo por la lista de derechos de acceso del usuario en relación con otros objetos, sino también por la lista de servicios de la cuenta al que pertenece el usuario. El proceso de concesión de acceso se puede acelerar mediante el uso de preajustes de derechos de acceso y el proceso de asignación de una lista de servicios mediante un plan de facturación.

El secreto principal de una estructura de servicio eficaz

El error clave al crear una jerarquía en Wialon es usar una sola cuenta para todos los usuarios y luego, dentro de esta cuenta, otorgar a cada usuario la cantidad requerida de derechos a unidades y recursos. Cuando el negocio se expande y se aumenta el número de usuarios, este enfoque deja de funcionar.

Recomendamos crear una cuenta separada para cada cliente, independientemente del tamaño de la flota y almacenar aquí todos sus objetos (unidades, recursos y usuarios). 

Además, vale la pena crear una cuenta intermedia para los especialistas del integrador, llamada Cuenta del gerente. 

Analicemos con más detalle cómo crear dicha estructura y cuáles son sus ventajas.

Creamos una estructura de servicio correcta

Cuando se activa el servicio, cada nuevo socio de Wialon recibe la cuenta superior. La cuenta superior tiene un nombre único que sirve como identificador de servicio en el sistema Wialon.

No se puede crear unidades o restablecer el contenido del recurso en la cuenta superior. Pero la cuenta superior proporciona la funcionalidad única al usuario-creador:

• crear planes de facturación adicionales;
• agregar y configurar aplicaciones;
• activar módulos;
• restablecer elementos eliminados de la papelera.

Además de la cuenta principal, el socio cuenta con un plan de facturación predeterminado que contiene todas las funciones adquiridas.

Se trata de una cuenta superior y un plan de facturación, por lo tanto, el propietario del servicio no puede modificarlos por sí mismo (es decir, sin la participación de los representantes de Gurtam).

Qué hacer a continuación

• Crear planes de facturación necesarios

Además del plan de facturación predeterminado, el integrador puede crear planes adicionales. Es una forma eficaz de limitar las acciones de los usuarios y determinar el costo de servicios.

Solo el usuario de la cuenta del nivel superior puede crear un plan de facturación adicional. Dentro de él, el usuario define una lista de servicios disponibles, su costo, así como algunas propiedades básicas (por ejemplo, el saldo mínimo cuando se bloquea la cuenta, el saldo mínimo cuando se limita el acceso a los servicios, etc.).

• Crear una cuenta del gerente

Como la cuenta superior tiene un estado y una funcionalidad especial, no recomendamos brindar acceso a ella a todos los empleados del integrador. Le sugerimos que utilice una cuenta del gerente para su trabajo diario. Una cuenta del gerente se crea bajo la cuenta superior, es decir, se ubica en el segundo nivel de la jerarquía.

• Transferir derechos de distribuidor

Para crear más cuentas subordinadas a una cuenta del gerente, es necesario otorgar a la última los derechos de distribuidor y escoger los planes de facturación que la cuenta del distribuidor transferirá a los usuarios del nivel inferior. Dado que la cuenta del gerente pertenece a la empresa del integrador, todos los planes de facturación deben asignarse a esa cuenta.

No recomendamos crear unidades en una cuenta con derechos de distribuidor y le aconsejamos que utilice una cuenta de cliente (ver a continuación).

• Crear una cuenta del cliente

En la estructura recomendada, las cuentas de clientes se ubican en el tercer nivel. Como mencionamos anteriormente, aconsejamos al integrador crear una nueva cuenta para cada nuevo cliente, independientemente de la cantidad de unidades que tenga el cliente.

El usuario de la cuenta de cliente debe tener derecho a crear nuevas unidades. Además, esta cuenta es el lugar más adecuado para almacenar unidades, usuarios, recursos con informes, geocercas, etc., que los clientes utilizarán posteriormente.

Por qué recomendamos usar cuentas separadas

• Cuando los objetos se crean en subcuentas, los derechos a ellos se asignan automáticamente a las cuentas del nivel superior. Es decir, el usuario de la cuenta del nivel superior obtiene el control completo de todos los objetos.
• Se puede otorgar los derechos de acceso a todo el recurso y no a un informe, una geocerca o una notificación por separado. Es decir, se necesitarán recursos individuales para cada cliente. Cuando usted crea para el cliente una cuenta, ésta por defecto contiene un recurso, lo que le permite ahorrar el tiempo en las configuraciones. Además, aquí se pueden crear los recursos adicionales.
• En las Propiedades de la cuenta se puede desactivar algunos servicios y así ocultar las pestañas correspondientes en la interfaz de seguimiento y en las Propiedades de la unidad.

• En la pestaña Servicios en las Propiedades de la cuenta se puede no solo desactivar los servicios, sino también restringir su número: no más de 40 geocercas, 30 mensajes SMS a la semana y 15 unidades. En la pestaña Restricciones se puede ajustar el bloqueo automático de la cuenta por saldo y por días. Utilice los ajustes como una plantilla y preséntela a otro cliente como un plan de facturación individual.

• Es más fácil analizar los datos de cuentas en CMS e informes. Los usuarios ven toda la información importante: los servicios que utiliza un cliente concreto (su plan de facturación), cuántas unidades y otros objetos ha creado.
• Lamentablemente, es imposible restablecer el contenido de recursos de la cuenta principal después de la eliminación. Pero el restablecimiento está disponible para subcuentas, por lo que sus clientes no perderán los datos de forma irrevocable. De esa forma, no es necesario configurar todo desde cero en caso de problemas.
• La estructura recomendada acelera la velocidad de las cuentas pesadas. Lo sentirá con cada unidad nueva agregada al sistema.
• Se puede especificar diferentes períodos de almacenamiento solo para las cuentas separadas.

¿Qué hacer si se necesita una estructura más complicada?

No hay problemas: se puede ampliar y mejorar cualquier estructura, lo principal es seguir la lógica descrita anteriormente.

Ejemplo 1

Trabaja con un distribuidor y quiere diferenciar sus cuentas propias y las del distribuidor. Cree una cuenta del distribuidor bajo la cuenta del gerente. En términos de funcionalidad, es similar a la cuenta del gerente, pero pertenece a la empresa del distribuidor. No olvide proporcionar a esta cuenta derechos de distribuidor y transferir solo los planes de facturación seleccionados.

Ejemplo 2

Trabaja con varias oficinas, territorios o funcionalidades diferentes y desea diferenciar su cuenta según este criterio. En este caso, agregue cuentas intermedias que unan las cuentas del integrador o distribuidor de acuerdo con un principio seleccionado (por ubicación de oficinas, áreas de servicio, etc.).

Por ejemplo, algunas de sus unidades utilizan Google Maps que es de pago. Si crea unidades para todos los clientes en una misma cuenta, mientras que no todas las unidades necesitan Google Maps, Google puede cobrar por cada unidad. Sin embargo, puede colocar las unidades que realmente usan el servicio en una rama separada de la jerarquía y reducir significativamente los costos.

Ejemplo 3

Tiene un amplio sistema de distribuidores, sucursales y grupos de clientes. En este caso, cree una cuenta de cliente, distribuidor y una cuenta intermedia en el mismo nivel. Esto no romperá el orden de la jerarquía y le permitirá considerar niveles dentro de la rama de la jerarquía que necesita.

Tenga cuidado y no complique demasiado la estructura. Cualquier sucursal adicional y aumento en el número de niveles de cuentas debería resolver un problema específico, como en nuestros ejemplos. De lo contrario, solo ralentizará el funcionamiento del sistema.

Cómo modificar la estructura de servicio actual

En la página Jerarquía del servicio en CMS puede ver la jerarquía actual como una lista desplegable. Esta funcionalidad está disponible solo para los usuarios del nivel superior y para los distribuidores.

Hay varias formas de ajustar la estructura de servicio actual:

• transferir unidades de una cuenta a otra;
• copiar unidades y sus propiedades, así como la configuración del usuario a través de la herramienta Importación y exportación;
• crear una cuenta a base de un usuario existente.

El Departamento de Consultoría Técnica de Gurtam ayudará con cambios más serios (por ejemplo, la implementación de la cuenta del gerente o el traspaso de cuentas con todo el contenido). Escriba a consulting@gurtam.com si necesita ayuda.

Compare la jerarquía de sus cuentas con la descrita anteriormente. La creación de una jerarquía de cuentas recomendada es una base sólida para el crecimiento de su negocio. 

Si aún tiene preguntas sobre cómo crear la estructura correcta de cuentas, escriba a consulting@gurtam.com.