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¿Cómo crear una jerarquía de cuentas adecuada?

27 febrero, 2019
Kirill Yakynin

Wialon es un sistema universal. Utilice varios elementos, herramientas y configuraciones, combínelos y personalice para cualquier proyecto. Si todo está bien ordenado, el usuario nunca se perderá en múltiples geocercas, tareas, usuarios, unidades y rutas creadas. Cuanto mejor están estructuradas las cuentas y su contenido, más fácil será prestar servicios a los clientes. 

La jerarquía de cuentas y la estructura adecuada del contenido es el fundamento. Si desde el principio el fundamento no está puesto correctamente, todo el edificio sufrirá. Lo mismo sucede con una cuenta del nivel superior: con cada elemento nuevo el trabajo se hace más complicado. Por lo tanto, la estructura adecuada de cuentas es lo primero en que nos enfocamos cuando capacitamos a los socios de Gurtam. En este artículo compartiremos nuestra experiencia y examinaremos los últimos desarrollos en esa dirección.

Creamos la jerarquía: los elementos básicos

Before we discuss the recommended structure, let’s recall the elements you’ll work with. 

  • La unidad es algo que está seguido por medio del sistema. Está equipada con un rastreador, una especie del órgano de la percepción para el sistema de seguimiento.

  • El usuario es una persona (grupo de personas) que tiene el nombre único (login), la contraseña y el acceso configurable a varios elementos del sistema.  

  • El recurso es como un contenedor con un conjunto de herramientas. Contiene geocercas, tareas, notificaciones, conductores, remolques, pasajeros, plantillas de informes y pedidos.

  • La cuenta es un contenedor más grande que incluye todos los elementos mencionados arriba. Consejo al integrador: un cliente nuevo – una cuenta nueva.

Muchos de nuestros socios crean varios usuarios bajo la cuenta del nivel superior y transfieren a sus clientes los derechos de acceso a algunos objetos. Pero por varias razones, es un camino erróneo.

Creamos la jerarquía: ¿cómo hacerlo bien?

Le recomendamos crear una cuenta nueva para cada cliente, independientemente del tamaño de la flota, y almacenar allí todos sus elementos (unidades, recursos y usuarios). Además, vale la pena crear una cuenta intermedia para los especialistas del integrador, llamada Cuenta del Manager. 

El 80% de nuestros socios utilizan la estructura mencionada arriba. Analicemos por qué una cuenta conviene más a su cliente que un usuario:

  1. Cuando los elementos se crean en subcuentas, los derechos a ellos se asignan automáticamente a las cuentas del nivel superior. Es decir, usted obtiene el control completo de los elementos hasta el nivel más bajo.
  2. Se puede transferir los derechos de acceso a todo el recurso y no a un informe, una geocerca o una notificación por separado. Es decir, se necesitarán recursos individuales para cada cliente. Cuando usted crea para el cliente una cuenta, ésta por defecto contiene un recurso, lo que le permite ahorrar el tiempo en las configuraciones. Además, aquí se puede crear los recursos adicionales.
  3. En las Propiedades de la cuenta se puede desactivar algunos servicios y así ocultar las pestañas correspondientes en la interfaz de seguimiento y en las Propiedades de la unidad.

  4. En la pestaña Servicios en las Propiedades de la cuenta se puede no solo desactivar los servicios, sino también restringir su número: no más de 40 geocercas, 30 mensajes SMS a la semana y 15 unidades. En la pestaña Restricciones se puede ajustar el bloqueo automático de la cuenta por saldo y por días. Utilice los ajustes como una plantilla y presente a otro cliente como un plan de facturación individual. 

  5. Resulta más fácil analizar los datos de cuentas en CMS e informes. Trabajando con Usuarios, es difícil entender qué servicios utiliza un cliente concreto (su plan de facturación), cuántas unidades y otros elementos ha creado. 
  6. Por desgracia, es imposible restaurar el contenido del recurso de la cuenta del nivel superior después de eliminarlo (por ej., tareas o geocercas). Pero la restauración está disponible para las subcuentas, por lo tanto sus clientes no perderán los datos importantes y usted no tendrá que configurar de nuevo las cuentas. 

Resumen

Relatamos solo sobre las razones más importantes para aplicar el modelo de la jerarquía recomendada. En realidad, existen mucho más. Si no le convencieron las causas mencionadas arriba, lea unos beneficios más de la jerarquía adecuada de cuentas:

  • La estructura recomendada acelera la velocidad de las cuentas pesadas. Lo sentirá con cada unidad nueva agregada al sistema.

  • Se puede indicar diferentes períodos de almacenamiento solo para las cuentas separadas.

  • Jerarquía adecuada = Facturación adecuada en Google Maps

El acceso a Google Maps tiene su pago. El costo depende del número de unidades disponibles a un usuario. Si usted crea unidades para todos los clientes bajo su cuenta principal, Google puede cobrarle por todas esas unidades, aunque algunos clientes no utilizan los mapas de Google.

Para que sea más fácil trabajar con la estructura recomendada y usted pueda disfrutar de todos sus beneficios, decidimos restringir algunas funciones en Wialon:

  • No se puede retirar los derechos de acceso al creador de elementos;

  • No se recomienda crear unidades en una cuenta con derechos del distribuidor;

  • No se puede crear unidades en una cuenta del nivel superior.

¡Importante! Todavía se puede crear unidades bajo el usuario principal, pero es importante colocarlas en subcuentas.

Compare la jerarquía de sus cuentas con la estructura descrita en nuestro artículo. ¿Todo está bien hecho? Si necesita modificar algo, utilice las herramientas para el traspaso de unidades y recursos

La creación de una estructura correcta de cuentas es la base para el crecimiento de su negocio. el proceso lleva tiempo, pero definitivamente vale la pena. 

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