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Sistema AVL Manager: una herramienta eficaz para mejorar su negocio

25 enero, 2019
Ekaterina Terekhova

Arturo Woodward, el socio de Gurtam de WTracking, desde hace muchos años trabaja en la esfera de seguimiento por satélite. Por lo tanto, entiende perfectamente lo importante que es para una empresa utilizar una herramienta integral que permita gestionar eficazmente el negocio.

En este artículo le relataremos sobre AVL Manager, una aplicación poderosa que le permitirá tener todo y controlar todos los procesos en un solo lugar. 

Problema

Como muestra la práctica, muchas empresas de rastreo utilizan sistemas de facturación y de contabilidad separados. Los dispositivos se registran en un programa, las facturas o las hacen a mano o las hacen en los sistemas destinados a comercializar cosas y no para hacer rentas. Como resultado, se acumulan varios archivos que no tienen un buen intercambio de información. Al tener todo separado, se pierde el control de muchas cosas.

La empresa WTracking, el socio de Gurtam de México, decidió resolver este problema y desarrollar una solución que permitiera evitar el descontrol y tener todo perfectamente controlado en un solo lugar. Así apareció AVL Manager.

Cómo funciona el sistema

El sistema se compone de 5 módulos: Dashboard, Ventas, Operación, Administración, Generales. Cada módulo está dividido en pestañas. Vale la pena mencionar que la solución está totalmente personalizable. Así, el contenido de cada pestaña depende de las necesidades del cliente.

Dashboard

Dashboard es una breve descripción de qué está pasando en el sistema. La información analítica se muestra en forma de gráficas y bloques informativos que contienen los datos estadísticos sobre unidades, SIMs, ingresos y montos totales. Todos estos indicadores de productividad le sirven para ver cómo está creciendo su negocio. Por medio de los desarrolladores de la aplicación, usted puede agregar cualquier información y número de gráficas: el contenido depende de qué quiere ver el propietario o gerente de la flota al entrar en el sistema. Es decir, se puede personalizar la ventana según sus requerimientos y particularidades del negocio.

Dashboard es un instrumento perfecto para el análisis y la visualización de datos empresariales.

Cada módulo de la aplicación posee una funcionalidad necesaria para un trabajo eficaz de cualquier especialista, ya sea un instalador o un gerente.

Tomemos como ejemplo una tal empresa para ver todos los beneficios de la funcionalidad del sistema. 

Por paradójico que parezca, los vendedores trabajan en el módulo Ventas.

El área de ventas une el control de clientes potenciales, clientes, cotizaciones, pedidos y seguimiento de las ventas de la empresa.

A uno de los vendedores llama un propietario de la flota de taxis y pide equipar 50 vehículos Nissan de sensores del nivel de combustible. Al principio, el vendedor cree un perfil del cliente potencial en la pestaña Prospectos donde llena la información de contacto, vendedor, estatus y tipo de publicidad (para analizar la mejor fuente de clientes potenciales). 

Luego, en la pestaña Cotizador él genera la cotización con el nombre y el logo del cliente, indica el tipo y la cantidad de dispositivos, así como el servicio necesario. En el campo libre introduce el comentario que la flota del cliente se compone de los vehículos Nissan. Luego la descarga o envía directamente del sistema al correo electrónico del cliente.

Al aprobar una cotización, se convierte en un pedido y aparece en la pestaña Pedidos. Aquí se puede agregar los datos del cliente, el detalle de la venta, manejar los pagos y descuentos. Al aprobar un pedido, se crea un contrato con el número del cliente dentro del sistema.

Todos los pedidos, encuentros, pagos se visualizan en la sección Agenda. Aquí se puede escoger la visualización de la información por un día, semana o mes concretos. 

El instalador trabaja en el módulo Operación. En su Agenda individual nuestro instalador ve todas las instalaciones asignadas a él, que se puede filtrar por días, semanas, meses o visualizar la lista completa. 

Hoy es 25 de enero. Según el comentario en el pedido, le espera mucho trabajo.

El instalador verifica en el sistema si hay en el almacén la cantidad necesaria de los sensores para Nissan y se dirige al cliente. Después de equipar todos los vehículos de dispositivos, el especialista llena en el sistema las características de vehículos y tanques, adjunta las fotos y pide al cliente firmar desde el celular la recepción del servicio. 

En el módulo Operaciones se realiza el control absoluto de equipos, SIMs, servicios a realizar, reportes de errores que puede tener el cliente por SIMs no utilizados o unidades no facturadas. Así, se garantiza que todas las unidades que se encuentran en el sistema, estarán facturadas y los servicios estarán correctamente asignados para ser pagados.

Los módulos Administración y Generales son una especie de CRM donde trabajan gerente y director de la flota.

Aquí se muestra la información sobre catálogos de productos, servicios, tarifas, paquetes, clientes y contratos, se encuentra la información sobre los inventarios de la empresa, se puede manejar las compras realizadas de equipos, SIMs, materiales y agregar un proveedor nuevo con todos sus datos y contactos. Además, en estos módulos se puede asignar los derechos de acceso a los empleados de la empresa y marcar qué es lo que puede y qué no puede ver un empleado concreto.

Decenas de empleados, cientos de clientes y tipos de dispositivos y un solo sistema que permite controlar todo.

Resultado

Dentro del sistema AVL Manager se resuelve todo el proceso comercial, operativo y administrativo de las empresas de rastreo satelital. El usuario obtiene la facturación automática por cliente y un mejor control de clientes, servicios, instalaciones, requerimientos de inventarios, SIMs y equipos. Además, facilita y automatiza los procedimientos en general de toda la empresa.

Beneficios:

  • Integración de todos los procesos de la empresa desde la venta hasta el control de equipos en una sola solución;

  • Proceso de facturación está totalmente integrado con rentas mensuales, garantizando que todo se encuentre facturado;

  • Conciliación entre plataformas de rastreo, equipos instalados, SIMs en equipos y asignación a clientes para facturación;

  • Seguridad, control de acceso y asignación de usuarios y roles de los accesos de toda la empresa;

  • Flexibilidad y posibilidad de personalizar el sistema permiten ajustarla según las necesidades del cliente y los requerimientos del negocio.

Así que el sistema es multifuncional, en el artículo abordamos solo características generales que son universales para todos los integradores. 

Si quiere conocer más acerca del sistema AVL Manager, escriba a marketing@gurtam.com y le pondremos en contacto con sus desarrolladores. 

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